Doppelarbeit und unnötige Abstimmungen reduzieren
Informationen werden mehrfach erfasst, Vorgänge zwischen Abteilungen weitergereicht und fehlende Angaben immer wieder nachgefragt. Wir betrachten solche Abläufe im Zusammenhang: Welche Schritte sind notwendig, wo entstehen Wartezeiten und welche Informationen braucht die nächste Person? Gemeinsam machen wir die Ursachen sichtbar und entwickeln einen Soll-Prozess, der Aufgaben, Übergaben und Informationsflüsse nachvollziehbar regelt.
Digitale Werkzeuge sinnvoll in die Arbeit einbinden
Neue Software allein löst organisatorische Probleme selten. Wir prüfen gemeinsam, wie bestehende Anwendungen besser genutzt werden können, wo Medienbrüche entstehen und welche Tätigkeiten sich digital unterstützen oder automatisieren lassen. Auch Möglichkeiten für KI beziehen wir ein, wenn sie zur Aufgabe passen. Dabei betrachten wir immer die Auswirkungen auf Verantwortlichkeiten, Zusammenarbeit und die Anforderungen an die Mitarbeitenden.
Zusammenarbeit und Wissen verlässlich organisieren
Ein Prozess wird anfällig, wenn Wissen nur bei einzelnen Personen liegt oder Zuständigkeiten zwischen Bereichen ungeklärt sind. Im Coaching bearbeiten wir deshalb auch die organisatorische Seite der Digitalisierung. Gemeinsam klären wir Aufgaben, verbessern die Verfügbarkeit benötigter Informationen und berücksichtigen Qualifizierungsbedarf. So können neue Arbeitsweisen im Alltag funktionieren und von den beteiligten Mitarbeitenden getragen werden.
Die Menschen, die täglich mit einem Prozess arbeiten, kennen seine Schwachstellen besonders gut. Im INQA-Coaching nutzen wir dieses Wissen systematisch und verbinden es mit den Zielen der Geschäftsführung.
Gemeinsam entwickeln wir neue Abläufe und erproben sie im betrieblichen Alltag. Wir moderieren die Zusammenarbeit, strukturieren die Fragestellungen und helfen, Erfahrungen aus der Erprobung in konkrete Verbesserungen zu übersetzen.
So entstehen praktikable Lösungen und ein gemeinsames Verständnis für die Veränderung. Aufgaben, Zusammenarbeit und Qualifikation werden zusammen betrachtet, damit die neuen Arbeitsweisen dauerhaft genutzt werden können.
1. Initialphase: Ziele und Ausgangslage klären
Zu Beginn grenzen wir gemeinsam die betriebliche Herausforderung ein. Wir betrachten den bestehenden Ablauf, die beteiligten Bereiche und die Auswirkungen auf die tägliche Arbeit. Daraus leiten wir Ziele, Handlungsbedarf und die Beteiligung der Mitarbeitenden ab. Die Geschäftsführung und das Team erhalten eine gemeinsame Arbeitsgrundlage: Was soll sich verbessern, welche Fragen sind zu bearbeiten und woran lässt sich erkennen, ob eine Veränderung im Alltag hilft?
2. Innovationsphase: Entwickeln, erproben, verbessern
In mehreren Arbeitsphasen entwickelt das Team konkrete Lösungsansätze und testet sie in der Praxis. Das können vereinfachte Übergaben, klarere Verantwortlichkeiten oder eine veränderte Nutzung digitaler Werkzeuge sein. Wir begleiten die Entwicklung, moderieren die Auswertung und unterstützen dabei, Hindernisse früh zu erkennen. Rückmeldungen aus der täglichen Arbeit fließen unmittelbar in die nächste Verbesserung ein. So werden Annahmen praktisch überprüft.
3. Lernphase: Ergebnisse bewerten und verankern
Zum Abschluss betrachten wir gemeinsam, welche Ansätze sich bewährt haben und welche Fragen offenbleiben. Wir bewerten die Ergebnisse anhand der vereinbarten Ziele und legen fest, wie erfolgreiche Veränderungen dauerhaft genutzt werden können. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten, die Weitergabe von Wissen und nächste Schritte für die Umsetzung. Das Unternehmen erhält eine nachvollziehbare Grundlage, um die erprobten Abläufe weiterzuentwickeln.
Bis zu zwölf Beratungstage für Ihr Veränderungsvorhaben
Förderfähige kleine und mittlere Unternehmen können bis zu zwölf Beratungstage innerhalb von maximal sieben Monaten nutzen. Der maximal förderfähige Tagessatz beträgt 1.200 Euro netto; 80 Prozent der förderfähigen Beratungskosten werden bezuschusst. Der tatsächliche Umfang richtet sich nach dem Vorhaben und dem bewilligten Coaching. INQA-Coaching wird aus Mitteln des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales und des Europäischen Sozialfonds Plus finanziert.
Erst die Förderprüfung, dann der Coaching-Start
Der formale Einstieg erfolgt über eine INQA-Beratungsstelle. Sie prüft in einer kostenlosen Erstberatung die Fördervoraussetzungen und klärt den betrieblichen Veränderungsbedarf. Sind die Bedingungen erfüllt, stellt sie einen INQA-Coaching-Scheck aus. Vorab können wir gemeinsam besprechen, welche Herausforderung Sie bearbeiten möchten und wie ein passender Ansatz aussehen könnte. Das schafft Orientierung für die Erstberatung und den anschließenden Coaching-Prozess.
Wenn neue Software erforderlich wird, begleiten wir die Auswahl anhand Ihrer Prozesse und Anforderungen. Ein weiterführendes Projekt knüpft an die im Coaching erarbeiteten Grundlagen an.
Für Lücken zwischen bestehenden Systemen entwickeln wir individuelle Anwendungen und Schnittstellen. Umfang und Umsetzung eines weiterführenden Entwicklungsprojekts stimmen wir gesondert ab.
Erkannte KI-Potenziale lassen sich in einem weiterführenden Projekt konkretisieren. Wir verbinden die fachliche Prozesssicht mit der Auswahl und Integration passender Lösungen.
Häufige Fragen zum INQA-Coaching
Für konkrete Veränderungsvorhaben im Zusammenhang mit der digitalen Transformation. Dazu zählen aufwendige Abläufe, Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten sowie Fragen zu Zusammenarbeit, Wissen und Qualifizierung.
Nein. Es genügt zunächst, die betriebliche Herausforderung beschreiben zu können. Gemeinsam grenzen wir den Handlungsbedarf ein und entwickeln daraus einen passenden Coaching-Ansatz.
Die Geschäftsführung bringt Ziele und Rahmenbedingungen ein. Die beteiligten Mitarbeitenden entwickeln und erproben Lösungen aktiv mit; ihr Wissen aus der täglichen Arbeit ist ein wesentlicher Bestandteil des Coachings.
Ja, wenn diese Themen zur betrieblichen Herausforderung passen. Wir betrachten mögliche Anwendungen zusammen mit den betroffenen Abläufen, Verantwortlichkeiten und Anforderungen an die Beschäftigten.
Das Coaching umfasst auch die praktische Erprobung neuer Arbeitsweisen. Zum Abschluss bewerten wir die Ergebnisse und legen fest, wie bewährte Ansätze verankert und offene Aufgaben weiterbearbeitet werden können.
Die verbindliche Prüfung übernimmt eine INQA-Beratungsstelle. In ihrer kostenlosen Erstberatung klärt sie die Voraussetzungen und stellt bei erfüllten Bedingungen einen INQA-Coaching-Scheck aus.