Wiederkehrende Arbeit erkennen
Anfragen lesen, Dokumente einordnen, Angaben aus mehreren Quellen zusammentragen und Entwürfe erstellen: Solche Tätigkeiten kosten Zeit, obwohl sie häufig einem ähnlichen Muster folgen. Wir untersuchen mit den Fachbereichen, welche Schritte sich wiederholen, wie hoch der Aufwand ist und welche Regeln bereits im Arbeitsalltag gelten.
Den gesamten Vorgang betrachten
Ein einzelner KI-Schritt verbessert noch keinen Prozess, wenn danach Informationen fehlen oder Ergebnisse manuell übertragen werden müssen. Deshalb klären wir, wo Daten entstehen, welche Bearbeitungsschritte aufeinander folgen und in welcher Form das Ergebnis später benötigt wird. Auch Ausnahmen und Rückfragen gehören von Anfang an dazu.
Verantwortung festlegen
Wir unterscheiden zwischen Aufgaben, die automatisch vorbereitet werden können, und Entscheidungen, die bei Mitarbeitenden bleiben. Für kritische Ergebnisse definieren wir Prüfungen, Freigaben oder Eskalationen. So entsteht ein Ablauf, der Fachwissen unterstützt und zugleich nachvollziehbar bleibt.
KI kann eingehende Anfragen oder Dokumente klassifizieren, relevante Angaben herauslesen und Inhalte nach festgelegten Kriterien vergleichen. Dadurch beginnt die Bearbeitung mit einer strukturierten Grundlage statt mit einer erneuten manuellen Sichtung.
Sie kann Wissen aus freigegebenen Quellen bereitstellen, fehlende Angaben erkennen und Antwort-, Angebots- oder Berichtsentwürfe vorbereiten. Fachliche Regeln bestimmen, welche Informationen genutzt werden und wie das Ergebnis aufgebaut ist.
Unsichere Aussagen und Abweichungen werden kenntlich gemacht. Mitarbeitende prüfen den Entwurf, ergänzen Kontext und geben das Ergebnis frei, bevor es im weiteren Ablauf verwendet wird.
Für einen solchen Ablauf können wir mit VioLx eine individuelle Anwendung entwickeln, die Eingaben, KI-Agenten, Prüfschritte und Rollen zusammenführt. Die Anbindung an vorhandene Systeme wird über unsere Leistung Integration von KI-Lösungen gestaltet.
Anfragen vorsortieren
Eingehende Service- oder Kundenanfragen werden nach Anliegen und Zuständigkeit eingeordnet. Die Anwendung erkennt, welche Angaben für eine Bearbeitung fehlen, und bereitet eine passende Rückfrage vor. Mitarbeitende sehen die Einordnung und können Sonderfälle direkt übernehmen.
Dokumente auswerten
Informationen aus eingehenden Dokumenten werden in definierte Felder übertragen und mit vorhandenen Angaben verglichen. Abweichungen, unklare Werte oder fehlende Nachweise erscheinen als Prüffälle. Erst bestätigte Daten werden für nachgelagerte Arbeitsschritte verwendet.
Angebote vorbereiten
Für wiederkehrende Angebotsanfragen werden Angaben gesammelt, passende Informationen aus freigegebenen Quellen herangezogen und ein strukturierter Entwurf erstellt. Vertrieb oder Fachabteilung prüfen Positionen, Annahmen und Formulierungen, bevor ein Angebot versendet wird.
Wissen gezielt nutzen
Bei wiederkehrenden Fragen kann die Anwendung relevante Inhalte aus freigegebenen Wissensbeständen finden und für den konkreten Vorgang aufbereiten. So müssen Mitarbeitende nicht mehrere Ablagen durchsuchen; Quellen und offene Punkte bleiben für die fachliche Prüfung erkennbar.
1. KI-Potenzial auswählen
Mit der Leistung „Von KI-Potenzialen zur Lösung“ erfassen und bewerten wir mögliche Anwendungsfälle. Für die Prozessautomatisierung wählen wir daraus einen wiederkehrenden Vorgang mit erkennbarem Nutzen, geeigneten Informationen und überschaubaren Ausnahmen. So beginnt die Umsetzung mit einer fachlich begründeten Priorität.
2. Automatisierten Ablauf gestalten
Wir beschreiben die künftigen Schritte einschließlich Datenquellen, fachlicher Regeln, Zuständigkeiten und Ergebnisformat. Ebenso legen wir fest, wann die Anwendung nachfragt, Unsicherheit meldet oder an eine verantwortliche Person übergibt. Der Nutzen wird an geeigneten Kriterien wie Aufwand und Qualität beurteilt.
3. Anwendung erproben
Die Umsetzung kann in einer vorhandenen Anwendung, einer spezialisierten Lösung oder mit VioLx erfolgen. Für individuelle Arbeitsabläufe entwickeln wir mit VioLx eine Anwendung mit vorbereiteten KI-Agenten, passenden Eingaben, Rollen und Prüfungen. Fachanwender testen sie mit realistischen Fällen; ihre Rückmeldungen fließen in die weitere Entwicklung ein.
4. In Systeme und Alltag einbinden
Über die Leistung „Integration von KI-Lösungen“ verbinden wir benötigte Datenquellen und führen freigegebene Ergebnisse in bestehende Systeme zurück. Wir klären Zugriffe, Fehlerfälle und technische Überwachung. Schulung und klare Nutzungsregeln unterstützen die Einführung; danach verbessern wir den Ablauf anhand von Nutzung und Ergebnisqualität.
Wir strukturieren Abläufe, Zuständigkeiten und Übergaben. So werden geeignete Automatisierungsschritte und notwendige Prüfungen sichtbar.
Wir entwickeln Anwendungen mit vorbereiteten KI-Agenten, passenden Eingabemasken und Freigaben. Die Lösung lässt sich schrittweise um weitere Aufgaben und Prozesse erweitern.
Wir bündeln Aufgaben, Entscheidungen und Testergebnisse während der Umsetzung. Fachbereiche und IT behalten gemeinsam den Überblick über Fortschritt und offene Punkte.
Worauf es bei Auswahl, Kontrolle und Einführung eines ersten automatisierten Ablaufs ankommt.
Geeignet sind wiederkehrende Vorgänge mit hohem Bearbeitungsaufwand und nachvollziehbaren Regeln, etwa das Einordnen von Anfragen oder das Auslesen von Dokumenten. Wir betrachten außerdem die verfügbaren Informationen, typische Ausnahmen und den Aufwand für die spätere Prüfung. Daraus wählen wir einen abgegrenzten ersten Ablauf.
Nein. Häufig ist es sinnvoller, Informationen automatisch zu erfassen oder einen Entwurf vorzubereiten und die abschließende Prüfung bei Mitarbeitenden zu belassen. Wie weit die Automatisierung reicht, hängt von Fehlerfolgen, fachlichen Regeln und dem gewünschten Nutzen ab.
Wir definieren Prüfregeln und kennzeichnen Abweichungen oder fehlende Angaben. Je nach Vorgang folgen Rückfragen, eine manuelle Prüfung, eine Freigabe oder eine Eskalation. In Tests mit realistischen Fällen prüfen wir auch, an welchen Stellen die Anwendung keine verlässliche Aussage treffen kann.
Das richtet sich nach dem konkreten Ablauf. Zunächst klären wir, welche Informationen die Anwendung tatsächlich braucht und aus welchen freigegebenen Quellen sie stammen. Die technische Anbindung und Rückgabe der Ergebnisse planen wir gemeinsam mit der eigenständigen Leistung „Integration von KI-Lösungen“.
VioLx ist eine mögliche Grundlage für eine individuell entwickelte KI-Anwendung. Wir gestalten damit eine Oberfläche für den konkreten Vorgang, vorbereitete KI-Agenten sowie Rollen und Prüfschritte. Ob VioLx, eine vorhandene Anwendung oder eine spezialisierte Lösung sinnvoll ist, entscheiden wir anhand des Prozesses und der Anforderungen.
Vor dem Start legen wir passende Kriterien für den Vorgang fest, etwa Bearbeitungsaufwand, Durchlaufzeit, Nacharbeit oder Qualität der Ergebnisse. Beim Test und nach der Einführung vergleichen wir die Beobachtungen mit dem bisherigen Ablauf. Die Ergebnisse dienen dazu, Regeln und Arbeitsschritte gezielt zu verbessern.