Die Einführung oder Ablösung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein zentraler Schritt für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse digitalisieren und langfristig effizienter gestalten wollen. IPML begleitet solche Vorhaben seit 2003 – mit einem Beratungsansatz, der auf klaren Prozessen, realistischer Bewertung und transparenter Projektsteuerung basiert.
Unsere DMS-Beratung ist vollständig anbieterneutral. Jede Empfehlung richtet sich nach den tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens. Dazu gehören sauber definierte Dokumententypen, klare Klassifikationsmodelle, strukturierte Ablagestrategien und eine nahtlose Einbindung aller Dokumente in Ihre Geschäftsprozesse.
Von der DMS-Strategie bis zur erfolgreichen DMS-Einführung
IPML unterstützt den gesamten Weg: Analyse der bestehenden Dokumentenlandschaft, Definition der relevanten Dokumententypen, Gestaltung der Sollprozesse und Erstellung eines belastbaren Lastenhefts. Anschließend begleiten wir eine neutrale DMS-Auswahl, die auf einem strukturierten Marktscreening und realistischen Bewertungsverfahren basiert.
Die Strategiephase schafft Orientierung und Planungssicherheit. Die Prozess- und Dokumentenstruktur bildet die Grundlage für ein DMS-Projekt, das fachlich, organisatorisch und technologisch tragfähig ist – von der revisionssicheren Archivierung über Workflows bis zu ERP-, CRM- oder MES-Integrationen.
Strukturierte DMS-Auswahl für verlässliche Entscheidungen
Über it-auswahl.de erfolgt eine transparente Ausschreibung, die objektive Vergleichbarkeit schafft. In Workshops und Detailanalysen bewerten wir Funktionen, Workflows, Metadaten, Integrationen und Betriebsszenarien – fundiert, nachvollziehbar und methodisch abgesichert.
Stabile Umsetzung durch professionelle Projektunterstützung
DMS-Projekte benötigen klare Regeln, definierte Dokumentenprozesse und stabile Strukturen. IPML unterstützt die Projektleitung durch methodische Prozessarbeit, klare Verantwortlichkeiten und realistische Aufwandseinschätzungen. So werden Ablagekonzepte sauber umgesetzt, Workflows zuverlässig eingeführt und Systeme nachhaltig verankert.
DMS-Erfolg entsteht durch Struktur, Klarheit und konsequente Umsetzung
Dokumentenmanagement funktioniert dann, wenn Dokumente klar definiert sind, Prozesse tragen und das System entlang der realen Anforderungen aufgebaut wird. Genau hier liegt die Stärke von IPML: prozessorientierte DMS-Beratung, neutrale DMS-Auswahl und sichere DMS-Einführung.
Ein guter Moment für den nächsten Schritt
Wenn Sie Ihre Dokumentenprozesse digitalisieren, ein DMS auswählen oder ein laufendes Projekt stabilisieren möchten – IPML schafft klare Strukturen und führt Ihre DMS-Einführung sicher zum Erfolg.
Sprechen Sie uns an - wir unterstützen Sie auf dem gesamten Weg.
DMS-Prozesse
Das Prozessmodell Mittelstand liefert eine klare Struktur für die Definition von Dokumententypen, Prozessen und Ablagestrategien. Es unterstützt bei der systematischen Erarbeitung eines DMS-Lastenhefts und schafft eine fundierte Grundlage für eine passgenaue, prozessorientierte DMS-Auswahl.
DMS-Ausschreibung
Mit it-auswahl.de wird der Markt strukturiert analysiert und eine neutrale, transparente DMS-Ausschreibung erstellt. Das Tool ermöglicht eine präzise Bewertung von Funktionen, Workflows, Klassifikationen und Integrationen – für eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
DMS-Projektumsetzung
Das Axility Projektportal sorgt für Transparenz und Struktur während der DMS-Einführung. Es unterstützt die Projektleitung durch klare Aufgaben, definierte Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Fortschritte – für eine reibungslose und kontrollierte Umsetzung.
DMS-Auswahl und Einführung
Ein DMS schafft einheitliche Ablagestrukturen, reduziert Suchaufwände, verbessert die Zusammenarbeit und ermöglicht eine nachvollziehbare, revisionssichere Dokumentenführung. Dadurch werden Prozesse schneller, transparenter und weniger fehleranfällig.
Eine neutrale Auswahl stellt sicher, dass nicht die lautesten Anbieter, sondern die funktional und organisatorisch passendsten Systeme berücksichtigt werden. So entsteht eine Entscheidung, die auf Prozessen, Dokumententypen und realen Anforderungen basiert – nicht auf Marketingversprechen.
Sie bilden das Fundament jedes DMS-Projekts. Klar definierte Dokumententypen, Metadaten und Klassifikationsmodelle sorgen dafür, dass Dokumente später eindeutig gefunden, verarbeitet und automatisiert werden können. Ohne diese Basis wird ein DMS schnell unübersichtlich.
Zunächst werden Sollprozesse entlang der Wertschöpfung definiert. Anschließend werden die dazugehörigen Dokumente, Ablageregeln und Workflows verankert. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss ohne Medienbrüche – vom Eingangsdokument bis zur Archivierung.
IPML begleitet die Projektleitung mit klarer Methodik, strukturierter Prozessarbeit und realistischer Aufwandseinschätzung. Dadurch werden Ablagestrukturen sauber umgesetzt, Workflows stabil eingeführt und Integrationen ordnungsgemäß realisiert.
Typische Risiken sind unklare Anforderungen, fehlende Standards bei Dokumententypen, mangelnde Prozessintegration oder unterschätzter Aufwand. Ein strukturiertes Vorgehen, klare Verantwortlichkeiten und eine neutrale Bewertung der Systeme verhindern diese typischen Fehler.